ERP系统中的采购管理与图书馆图书采购竞标的实施

1　ERP与ERP系统中的采购管理

    ERP(Enterprise Resource Planning)即企业资源计划，是20世纪90年代初，美国著名的IT分析公司Gartner Group Inc.根据当时计算机信息处理技术的发展和企业对供应链管理的需要，在预测了今后企业管理信息系统的发展趋势和即将发生的变革后所提出的一个概念。
    基于计算机技术和管理理论的ERP提供了企业经营管理的整体解决方案。它既是一种新型的管理模式，同时又是一套先进的计算机管理系统。企业利用多周期的线性规划模型优化自身的人力、资金、设备、物料、产品运输、信息等，实现资源配置的优化，一方面满足用户的需求，另一方面又能使企业的利润达到最大或成本最小，或使几个目标的组合最优。
    ERP系统中的采购管理是企业经营管理和生产运作管理中的一个十分重要的问题，是企业的采购部门通过建立采购系列业务活动，对供应商的产品质量、交货进度、信用状况等进行管理，对采购活动绩效进行评价，从而提高采购活动的效率，降低采购成本的一系列管理活动。

    　　2　基于ERP系统采购管理流程的图书馆图书采购业务分析

    采购行为的发生始于物料需求的产生，如何辨识物料的需求以满足组织内其他部门用户的需求，是采购部门最基本的任务和功能。以下是ERP系统采购管理业务数据流图：
    图书馆的图书采购工作主要由文献采访部门完成。文献采访部门是图书馆文献资源建设的重要入口部门，与图书馆其他部门（读者服务、参考咨询、情报服务等部门）有着密切的关系，它所采购的文献质量不仅关系到馆藏建设的质量，还会影响到图书馆职能的发挥。如何有效地采购才能降低成本（选择更加优惠价格的图书经销商）获得经济效益，又能提高馆藏图书的质量，满足读者的需求进而提升读者的满意度及图书馆的整体形象成为相当重要的问题。基于ERP系统采购管理流程的图书馆图书采购业务应包括：
    (1)采购研究和采购计划制定。图书馆采购研究就是研究图书馆文献资源建设的任务、中长期目标；图书馆服务对象、读者类型；图书馆近期、远期的采购计划，并针对重要的采访方案组成跨部门文献采访小组，以增进各部门间的沟通和参与。在确认了采购需求后，还要根据采购分析的结果和所选择的采购类型制定具体的计划，包括：采购类型规划（书目订购、纲目订购、网上采购、现场采购）、组织采购的人员、制定评价标准等。
    (2)供应商的选择和评估。一个好的供应商是确保供应物料的价格、质量、交货期的关键。因此，供应商的选择是采购管理中十分关键的一环。
    图书馆图书供应商的选择依据是什么呢？供应商产品的价格、质量、交货期总是最重要的选择要素。因此，图书馆在选择供应商时要选择那些能够为图书馆文献采购提供足够的选择空间，价格优惠，交货及时，售前售后服务好的供应商。要对供应商进行全面的了解，建立供应商企业的评估体系和评估档案，随时掌握供应商企业的变动情况。在目前的市场经济形势下，图书馆与供应商的合作模式越来越受到重视。这也是ERP的供应链管理的思想，不仅管理好本馆的采购，还与供应商之间建立起互惠共利的协作关系，信息共享，共同保证和提高图书质量，提高组织的竞争能力。
    (3)订购管理。订购管理是ERP采购管理的重要环节。订购管理主要是根据图书馆的工作任务、采访部门中长期的采购计划和图书馆读者服务部门提出的文献需求信息而进行的管理工作。由于图书馆文献需求处于不断变化之中，图书市场的供应也在不断变化，加之图书馆往往有多个图书供应商，各供应商提供的订购征询书目种类繁多且有很多的重复，因此，采访部门需要汇总、查重、交由主管领导审批，作适当的调整。对于确定了的订购单，图书馆采访部门再交给不同的图书供应商按订单的要求进行配书。