ERP系统中的采购管理与图书馆图书采购竞标的实施

    (4)对采购订单跟踪并及时催货。订货跟踪主要是指订单发出后，对采购进度的检查、监控、联络等日常工作，目的是为了防止到货延误或出现数量、质量等方面的差错，影响编目、加工等其它业务工作。
    (5)货到验收。除了验收订购的图书数量外，还包括到图书清单中检查价格以及检验图书质量。如果图书存在质量问题或与订单中的图书不符，要求供应商免费退或换。
　　3　图书馆图书采购竞标的实施

    由于ERP系统中实现的采购管理目标是随时提供订购、验收的信息；对外购的物料进行跟催，保证按时到货；建立供应商的能力、信誉等信息档案；提供最新的成本信息，使企业的资金运用更加合理。因此，选择优秀的供应商，保持最佳的物料供应渠道是采购管理的重点所在。
    　　3.1　图书馆选择优秀的图书供应商可以竞标及签订采购合同协议的方式进行
    竞标是指采购人事先提出货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多的投标人参加投标，经过招标、投标、开标、评标等程序，按照规定程序从中选择交易对象的一种行为。
    图书馆中文图书采购实行竞标，是图书馆在采购前将采购的要求、方式、条件等公开地向有潜力的书商发出通告，然后由图书馆招标委员会对投标的书商的应标书进行公正、公平的评价，最后选定供书商，并与之签订采购合作合约的一种购书方式。图书采购招标，可以吸引较多的发行商和书商参与竞标。图书馆通过审查和评定投标人的投标资格和投标文件，能够广泛了解社会上具有实力的书商，从而能在众多的书商中选择资质高、服务优良的代理商，有效保证图书采购的质量。另外，书商为了最终获得订单和占领市场，他们在竞标时，往往会给予图书馆尽可能多的优惠折扣和更多的配套服务（如提供电子版的征订目录、提供国内地方版图书目录、配送较完整的MARC数据等）来吸引图书馆，使图书馆能够以一定量的资金购买更多的图书，获得最大的经济效益。
　　3.2　图书采购招标应遵循的原则
    (1)透明、公开、公正、公平的原则。鼓励有资质的多家书商、出版商积极参与竞标，将招标投标活动置于社会的公开监督之下，充分利用有效的法律手段，防止不正当的交易行为，选择图书量大、信息广、质量高、信誉好的书商，使图书馆单向寻找采购渠道转为图书馆和书商双方利益的互动。
    (2)经济效益与采购质量相结合的原则。实行图书采购招标的目的是选择合适的代理商，最快、最全、最经济地采购图书馆需要的图书。因此，以较少的成本获得最大的经济效益是图书馆所追求的，但同时不能忽视更为重要的指标，如到书时间、到书率、图书质量、订准率等等。
    (3)按不同的采购模式选择图书供应商的原则。在采购招标中，应结合不同的采访模式选择书商，现中文图书采购方式主要有：书目订购、纲目采购、网上订购、现场采购等，各种方式相互补充。在选择代理商时，不能全部选一种模式的书商，也不宜同一模式只选一个书商。选择多个代理商，可使书商间形成服务等方面的竞争，给图书馆带来更多的利益，并在图书供应上形成专业互补，提高图书馆的藏书质量。
    　　3.3　图书采购招标项目内容的设立与一般要求
    在制定图书采购招标文件时，要对招标项目的内容及要求做出具体明确的规定，可要求书商们出具资格证明文件，一般应包括：法定代表人资格说明书、营业执照、投标单位情况（企业名称、法人代表、注册资金、经济类型、经营范围）、投标单位近几年业绩情况等，了解其经济实力和经营状况；要求书商提供全年可供图书的专业类别、品种和业务往来的出版社名单，了解其业务范围和规模；要求书商给出图书供应价格，按购书码洋数额的不同所给出的不同优惠折扣；要求书商们提供的服务指标有：①采访数据。它直接关系到采购的质量和效率。书目数据要求规范，著录内容要求全面、完整。②到书率、到书时间。到书率指实际到馆图书的册数与订购册数的比率。到书时间指从订单发出日期到新书到馆日期的时间。这两项指标直接关系到采购工作的效率，可以反映书商的业务能力和工作效率。专业类所有订单订购的图书到货率一般不得低于90%；图书到馆一般不得超过30日。③图书来源及不符合要求图书的处理。要求书商必须提供正版图书并严格按招标方订单提供图书，订单外的图书无条件退货；对有印刷、装订等质量问题和多订、重订的图书进行调换或退货。这是对书商诚信度的要求。④订单与查重的具体要求。要求书商对所有招标方的订单建立订购数据库，对每次订单进行查重、编号、二次确认。⑤验货与包装的具体要求。图书包装必须按标准执行，包装纸应具有防潮、防水功能。另外对书商还要提出有关图书清单、图书加工等方面的要求以及付款结算的具体规定等。
    根据ERP采购管理运作模式，在图书馆图书采购中采取竞标方式，有利于将竞争机制充分引入到图书采购中，寻找到最合适的合作伙伴，使图书馆经费得到最大效益的使用。

【参考文献】
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    3　李会青，阮祖启.从微观信息经济学角度看ERP中的采购管理.科研管理，2002(4):28-32
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