谈电子校务在高职院校行政管理中的应用

摘要：在信息化的大环境下，在高职院校行政管理中推行电子校务是迎合时代潮流的选择。本文中对新形势下电子校务在高职院校行政管理中应用的相关情况进行了简要的分析。 关键词：电子校务 高职院校 行政管理 　　 　　高职院校作为一个特殊的社会组织，其行政管理工作涉及大量的专业性管理工作，比如教学、科研、人事，甚至物资、总务等部门不仅承担着指导、组织、协调工作，也担负着对教育教学质量、科研成果等的评价和认定工作，其重要性不容忽视。从近年我国发展趋势来看，我国高职院校的行政管理中必将大力引入信息化技术——电子校务。 　　一、何谓电子校务 　　1、阐释 　　电子校务是电子政务在学校的具体化，是指学校通过现代化的管理理论与电子信息技术、利用计算机与网络通讯等现代信息技术将学校外部和内部的管理和服务职能进行紧密集成，通过学校网站进行日常事务和行政管理，按照设定的程序在网上实施，从而打破时间、空间及部门分割的制约，全方位的为学校及自身提供一体化的高效、优质、规范、透明的管理和服务。 　　2、作用 　　第一，效率更高。高效是信息化的主要特点之一。电子校务就是将信息化技术（如网络、计算机等）应用到高职院校的行政管理工作中，它打破了原有组织机构的的界限，建立了一个几乎是无障碍化的沟通渠道，使得高职院校的各个单位和部门可以与不同的高校（或者高校的只能部门）以及社会各界之间进行沟通和联系。在此种沟通模式下，打破了空间和时间的限制，工作人员可以根据需要的不同提供多元化的服务选择，从而降低了工作人员的工作负担，提高了工作人员的工作效率，最终提高整个行政管理工作的效率。 　　第二，管理更加透明。行政管理部门是高职院校的信息中心，行政管理的信息化可以让不仅提高了行政管理的办公效率，而且由于网络平台的公开性，使得广大师生都可以及时准确的了解学校的最新动态，同时也利于学校政策的及时传达。校务的公开和透明也是学校行政管理文明度提高的重要表现。 　　二、电子校务在高职院校行政管理中的具体应用 　　1、转变高职院校的行政管理理念 　　由于电子校务对于有着“悠久传统管理历史”的高校可以说是积重难返，尤其是在管理理念方面，传统的管理观念可以说是根深蒂固，想要迅速的改变是不可能的。转变行政管理的理念应该充分认识到电子校务是学校管理工作今后发展的必然趋势，在学校行政管理中应用电子校务是时代使然；电子校务是一种全新的管理模式，它的应用完全打破了目前的管理模式，使得老师和学生可以完全突破目前的时间和空间限制而参加到校务的管理工作中来。因此，电子校务将会充分发挥广大师生的才智，使学校得到更好更快的发展。 　　新的管理模式、新的管理理念都需要全新的管理人才，因此转变管理理念的重要管理举措之一就是引进具有全新管理理念的观念管理人才；除此之外，学校也要给予他们充分展示才能的机会。 　　2、信息资源的整合 　　信息资源整合的目的就是要实现信息资源的共享，以实现信息资源价值的最大化。信息共享的过程也是管理人员创新的过程以及构建信息管理系统的过程。在实现信息共享的过程中，有必要打破各个部门之间的信息沟通障碍的现象，将各个部门之间有价值的信息资源集中管理以达到共享的目的。针对数量庞大的网络资源，应该进行整理和分类，建立针对教学、科研、管理等不同内容的、具备强大搜索功能的门户网站，使广大师生以及高校行政管理人员能够通过简单操作即能获得相关信息与服务。同时还要以数据镜像的方式建立全球教育资源吸收系统，通过互联网对一些高质量的图书馆、专业数据库建立镜像，为广大师生提供更加专业、更加前瞻的教学、科研、管理等方面的资料。 　　除此之外，个性化的服务也是信息资源的开发和利用过程必须要高度重视的问题。个性化的信息服务不仅有利于学生对信息的接受，也体现出了学校对信息资源管理工作的重视。同时也个性化服务中融入学校自身风格，也对学校对外展示的“形象窗口”，有利于学校形象的提升。 3、增强系统观念，全面规划 　　系统观念要求工作人员用联系和动态的观点来看待电子校务在高职院校的中应用。学校的行政管理涉及到教务管理系统、科研管理系统、学籍管理系统、财务管理系统、人事管理系统、校产管理系统等多个系统。在管理中，电子校务的实施是一项非常复杂的过程，涉及面广，信息量多，工作难度大。不但要涉及到管理体制、机构设置和管理方法等方面的变动，还要考虑到报表格式、数据分类及编码统一等问题，这些都涉及到学校全局的问题。 　　4、建立电子校务安全体系，维护信息安全 　　构建完善的电子校务安全体系，是实现电子校务在行政管理中安全应用的重要举措。便捷和高效是信息化给电子校务带来的优势，但同样不可忽视的问题是信息安全问题。为了更加有效和及时地应对信息安全问题，学校应该常