信息结构的企业组织效率探讨

摘要： 信息结构是组织对信息处理、利用与分配的一种机制，不同的组织选择不同的信息机制，其组织效率也就存在差异。本文在讨论组织效率相关影响因素和企业信息结构特征的基础上，从环境状态、知识特征以及结构等视角，分析信息结构与组织效率的关系，比较了四种最基本信息结构的组织效率问题，力求为企业组织的信息进行有效管理提供指导。

关键词：信息结构；企业；组织效率
　　
　　一、引言
　　
　　从信息角度研究组织效率问题已经有大量的成果，但主要集中在信息资源管理方面，而且大多还是与信息技术结合来考虑问题的，较少将企业组织的信息产生、传递和分配与企业组织分工合作的模式以及组织决策和知识特征相联系。在这方面比较有代表性的研究是哈耶克，他从知识和信息的视角对企业组织效率的作用方面分析了知识和信息以什么方式进行分配能更好地协调成员之间的行动，但强调的是信息和知识与决策权的匹配问题。日本学者青木昌彦(1995)在提出六种企业信息结构的基础上，从成本角度讨论了不同信息结构的效率问题。但是，该研究仅就企业业务单元之间的协作关系进行讨论，没有考虑各业务单元任务性质、工作流程和目标的差异，尤其是知识和认知能力的差异。
　　企业组织可以看作为一种信息获取、处理与利用的机制，即信息机制或信息结构。不同的企业由于知识和认知能力，以及信息传递、分配和处理方式的差异，反映在竞争优势、市场绩效等方面将是不一样的。更何况，信息是不确定性的负度量。因此，信息机制或结构就成为组织运作效率的一个关键因素。所谓信息结构，是系统或组织中由谁观察信息，观察什么信息以及信息分配的方式。按照参考文献[5]的描述，信息结构是由决策单元信息函数构成，并由决策前提控制的一种信息分配方式。其中，信息函数是由决策主体技能、经验等专门知识或组织通用知识组成的，决定着决策主体对信息认知和处理的能力。由于组织的运作受到目标、任务、环境等多种因素的影响，不同的组织可能选择不同的信息结构。但是，没有任何一个单一的信息结构无论在哪种场合与其他形式相比都具有优势。因此，本文着重分析不同状态下信息结构与组织效率的关系，比较了四种最基本信息结构的组织效率问题，力求为企业组织的信息进行有效管理提供指导。
　　
　　二、企业组织效率及其影响因素
　　
　　企业组织效率由两个部分组成(Farrell，1957)：一是技术效率，反映一个企业从一定投入获得最大产出的能力；二是配置效率，反映一个企业在各要素各自给定的价格和既有生产技术下最优比例利用这些要素的能力。由于企业是由人组成的，人的行为的不稳定性将对组织效率产生较大的影响。因而，在Farrell所提出的两种效率基础上，哈维·莱宾斯坦于1966年提出了X效率理论。X效率是涉及组织中人的行为调整、激励与制度安排的一种组织效率，是一种非配置效率，也是对传统效率理论的批判、继承与发展。因此，企业效率包括技术效率、配置效率和非配置效率。通常，关于组织效率，人们往往从纯效率角度来讨论效率，易忽略的一个重要因素，即组织目标。一个组织的运作只有与组织目标相关联才是有效率的，离开了组织目标，也就无所谓组织效率以及效率的高低。因此，组织效率既是组织在既定目标导向下对人员、技术、信息、知识以及机制的选择，也是组织对既定目标实行的一种能力。
　　企业组织是一个开放的系统，为了实现既定的目标，他必须不断与其生存的外界环境进行信息、物质与能量的交换。并根据环境的变化，不断更新技术和知识，调整人员和资源配置。因此，影响组织目标实现效率的主要因素有：
　　1.外部环境因素。外部环境是企业组织生存的基础，如用户市场、供应商、技术、人力资源，以及宏观经济、政治等。企业在一定的环境状态中设定组织目标，并通过组织相应的资源予以实施。当环境状态比较稳定，环境因素对企业组织目标实现，即效率的影响不大；当环境状态动荡不定，不确定因素较多时，企业就必须要有应对措施，调整资源配置和相关的政策与策略，甚至调整目标以适应环境变化。因此，动荡的环境对企业组织效率的影响较大。尤其是不确定的环境状态，对企业组织的信息获取、认知、处理以及分配方式影响较大，进而影响组织目标的实现。
　　2.技术与知识因素。技术与知识是现代企业的重要资源。先进的工艺技术、设备和方法，可以使企业降低成本、提高质量；知识与经验的积累和利用是创造力、成长与竞争优势的基础。知识不但能促进技术更新，而且是有效决策与资源合理配置的重要因素。企业知识理论已表明，企业间的效率差来源于知识的差别。理论界也有共识，企业的核心能力来源于知识。因此，知识的存量、类别以及开发与利用是影响组织效率的一个关键因素。
　　3.结构与制度因素。结构因素涉及到组织结构、知识结构、决策结构与权力结构等方面，是企业组织在既定目标下的一系列任务分配、组织协调、计划设置等的制度安排。合理的制度安排能通过权威链的控制、有效的沟通与协调提高组织行为的稳定性和一致性，有利于组织目标的实现。合理的结构设计和制度安排对企业的整体运作效率有着重要的影响。通过监控与协调的有效结合，配合以合理的激励机制与信息交流方式，进而提高企业的组织效率。
　　
　　三、企业信息结构概念
　　
　　根据团队理论，团队的预期效用在很大程度上依赖团队的信息结构、环境状态的概率和决策问题上的结构等因素，而信息结构在很大程度上取决于团队观察和交流的方式。团队成员在选择一个行动之前，各个成员m都接受到一个信息信号，该信息信号由环境状态s决定，即ym=ηm(s)。其中，ηm就是团队成员m的信息函数，它实际上表示成员对环境状态信息的理解、消化、吸收和处理的能力。于是，团队的信息结构可描述为：
　　η=(η1，η2，∧，ηm)
　　其中，η1、η2等为团队成员的信息函数。信息函数可以看作知识的一种存储载体，知识的积累在于信息函数处理信息的类型。按照西蒙的决策分类是：程序化决策和非程序化决策。程序化决策是针对组织内部经常性和日常活动的决策。非程序化决策是针对组织内部不确定性活动的决策。在长期的经济活动过程中，当非程序化决策不断重复，决策主体就会不断积累相关知识和经验，使得这种决策不断固定化和形式化，最后变为程序化决策。由于决策主体的业务性质以及环境因素的差异，有些决策主体面对不确定性活动较多，其知识和经验的积累更有利于做非程序化决策；有些决策单元面对不确定性活动较少，其知识和经验的积累更有利于做程序化决策。因此，各信息函数不同知识的特征是信息结构在结构上具有多样性的一个重要因素。
　　团队成员通过信息函数将环境状态信息转换为策略信息，这个过程实际上是决策的过程。根据信息科学原理，决策过程可以理解为信息再生过程。信息再生就是对充分的信息、必要的知识、决策的目标进行综合的运算，形成用于指导问题求解的策略信息。按照西蒙的组织决策过程理论，决策是一个从前提到结论的动态推理过程。而决策前提又可分为价值要素和事实要素两个部分。价值前提是指与决策目的相关的知识和信息。事实前提