信息结构的企业组织效率探讨

是指与实现决策目的相关的行动方案及其环境等的知识和信息。由于决策前提是组织当前既定的涉及目标、职权以及业务性质等知识和信息，它将决定组织中不同决策主体信息处理的权限与类型，以及决策主体之间的协作关系。因此，决策前提给定的方式和程度将是影响信息结构构成方式的一个关键因素。根据团队理论中的描述，企业信息结构可以表达为：企业信息结构是在决策前提控制下由不同知识特征的信息函数所构成的一种信息分配机制。
　　四、不同信息结构与企业组织效率
　　
　　不同的组织选择不同的信息机制，其组织效率也就存在差异。当环境状态发生改变时，企业获取信息并通过信息结构进行信息分配和处理，以便进行及时有效的决策。在这一过程中，知识是一个关键因素。只有信息的准确认知并结合原有知识的运用，才能达到信息再生，产生策略信息，达到决策的合理性和科学性。同时，知识的积累是通过不断的信息认知产生的，而这又与环境状态密不可分。对于不稳定的环境状态，决策主体面对的非程序化决策会更多；反之，程序化决策会更多。这样，决策主体认知信息的类型不同，其积累的知识类型就会存在差异。而且，信息在组织内部的合理分配与传递不但与决策主体知识类型相关，而且还与组织的决策前提相关，如职权与职责的安排、组织程序、目标与计划等。更何况，决策前提不仅是作为决策主体所利用信息的一部分，而且它能起到控制的作用，使得各决策主体行为达到一致性。环境状态特性、知识类型与分布特征以及结构上的因素共同决定企业组织的信息结构，因而信息结构的选择将从技术与知识积累及运用、资源配置与任务分配、决策与行为等全方位影响组织的运作效率。由于企业在知识特征和决策前提等方面存在差异，企业信息结构将呈现出不同的形态。为了说明信息结构与组织效率的关系，本文从参考文献[4]选取四种基本的形态进行讨论。
　　1.集中信息结构与组织效率。集中信息结构是管理部门对环境状态做出事前预测来设计业务单元的工作流程与规则，并给定详细的工作计划。业务单元之间只有事先设计好流程方面的信息传递，基本没有交流，所有异常突发事件均由企业管理部门集中处理。该信息结构要求业务单元的作业流程高度的程序化，尽量不做事后的信息处理。如果环境状态稳定性高，异常突发事件就会相对较少，管理部门的经验知识基本上就能处理好这些信息。而且，在相对稳定的环境状态中，对于这种信息结构，业务单元的知识积累也相对较少。因此，对于环境比较稳定、产品与生产技术含量较低的情况，选择这种信息结构的企业就会具有相当高的效率。
　　2.横向信息结构与组织效率。这是所谓典型的民主式信息结构，业务单元能部分参与企业管理。当一个影响组织整体的异常事件发生时，管理部门和业务单元都能观察到。管理部门或自己处理或通过协调分配信息。而通常的情况是，业务单元能够通过单元之间信息交流与共享进行现场协作处理。对于稳定性较差的环境状态，业务单元能够通过不断的信息认知获得知识积累，并通过知识与信息的交流与共享，达到对异常突发事件的快速反应，因而具有较高的效率。但是，在这种情况中，如果产品与生产技术已经标准化，单元之间的沟通与协调要求降低，业务单元所积累的组织通用知识可能就难以应对局部的突发事件，因而就会导致局部目标与整体目标难以保持稳定的一致性，就会产生效率问题。因此，对于环境状态稳定性不高，而且生产技术标准化较差，企业选择横向信息结构就会具有较高的效率。例如，面对用户多样化需求的制造企业，选择横向信息结构就会带来较高的组织效率。
　　3.纵向信息结构与组织效率。这是所谓等级分权制信息结构，业务单元具有较强的专业化特征和相对的独立性。当一个影响组织整体的异常事件发生时，通常由管理部门利用其经验知识从组织全局角度进行考虑和解决。对于局部的异常事件，则由单元利用其因专业化形成的专门知识和技能独立进行解决。如果环境状态比较稳定，异常突发事件就会相当少，管理部门应有过经验知识基本上就能处理好这些信息；反之，则不能。而且，由于业务单元缺乏组织通用知识，难以从全局的角度看问题，因而就会导致目标不一致情况的出现。就业务单元来看，由于具有较好的专业化知识与技能，能够应对技术相对较复杂的专门任务。从组织整体来看，如果产品与生产技术已经标准化，就正好适合单元之间交流与沟通较少的状态。因此，对于相对较稳定的环境状态，而且生产技术标准化较好的条件，企业选择纵向信息结构就会具有较高的效率。例如，对于用户需求变化不大的大批量产品的制造企业，选择纵向信息结构就会带来较高的组织效率。
　　4.分散信息结构与组织效率。在这种信息结构中，管理部门主要提供价值方面的决策前提，如战略目标、计划与政策等，较少直接处理异常事件。对于来自各个方向的信息都由业务单元进行观察和处理。单元之间既有独立性，也有交流与协作，通过独立决策来保持效率，通过信息交流来保持与企业目标的一致性。从理论上讲，该信息结构最具有效率，它不要求像横向信息结构中单元之间具有较强的互补性和依赖性，也没有纵向信息结构中业务单元不能处理整体异常事件的被动局面。这种信息结构要求决策单元或员工具备较高的组织通用知识与专业化知识，因而人力成本较高。如果企业的业务性质不要求如此高的知识量时，就会带来人力资本的浪费；如果员工素质达不到要求时，就可能带来更大的效率问题。因此，分散信息结构适合环境状态动荡和产品技术含量高的企业。例如，对于高技术团队如技术开发与服务的企业，选择分散信息结构就会带来较高的组织效率。
　　
　　参考文献：
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