浅析如何做好档案利用中的保密工作

统、灭火器材、除湿机、空调机、温湿度记录仪，计算机和扫描仪等设施设备。因此，管理部门必须科学管理档案库房的软硬件设施，并定期进行设备维修与保养。 　　2 加强档案工作的利用监督 　　2.1 管理措施到位 　　要想保证档案保密工作落实到位，管理部门就必须在日常工作中狠抓管理和服务，以保证档案保密工作的顺利进行。一是对于涉密档案文件资料应该采取集中式管理，并单独立卷归档，不得将此类资料与一般的内部文件资料存放在一起。同时，档案管理人员必须强化其保密意识和责任意识，尽可能地减少档案泄密事件的发生；二是严格审批那些对外提供的档案文件资料，同时要做好外借资料登记工作，明确外借时间、数目、期限等。需注意的是，标注密级的案卷不得外借。此外，涉密档案的查阅必须在档案保密法律法规允许的范围内进行，不得随意扩大知悉范围，不得擅自借阅、复制、摘抄涉密档案资料；三是严格控制和管理定点复制国家秘密载体的单位。定点单位必须在上级领导的批准下进行涉密档案复印工作。同时，复印件视同原件管理，严禁各种违规行为。 　　2.2 把握和处理好制度与措施的关系 　　为规范档案保密工作，保证档案资料的安全，管理部门必须坚持从本单位实际出发，制定一套系统完善的档案保密管理制度，并将各项措施落到实处。制度与措施是相互影响、相互作用的关系。如果管理者只是制定了一系列管理措施，而没有相应的制度保障，则这些措施就无法顺利执行。同样地，如果只有制度，没有措施，则管理者在执行时无据可依，该制度又无法落到实处。因此，档案管理部门应该统一思想，认真处理好制度与措施之间的关系，建立健全档案借阅制度、档案外借制度、档案复印制度等，保证各项管理工作有序稳定进行。此外，为保证档案收发、分送、传递、借阅、销毁等环节的安全性，档案管理部门应该制定相应的针对性措施，并定期检查该制度的执行情况。 　　2.3 档案在利用过程中严格监督力度 　　在档案利用过程中，管理部门同样不能放松警惕，应该根据利用对象的特点进行重点监护。一些有条件的档案馆室可以安装摄像监视器，以便随时了解和掌握档案室内情况。一旦发现随意涂改和撕毁档案资料者，应予以批评教育。在档案利用监督过程中，管理人员应坚持“三勤”原则，即嘴勤、眼勤、手勤。嘴勤就是指管理人员应该做好档案保密宣传工作，及时与档案利用者进行沟通与交流，以准确把握其利用动机。眼勤就是指档案管理者要具备敏锐的观察力，有效地